Hướng Dẫn Kiểm Tra Lỗi PR Bị Held Do Vượt Budget Khi Chỉ Có Quyền SE16N (SAP)

Trong quá trình hỗ trợ người dùng tạo Purchase Request (PR), chắc hẳn bạn từng gặp lỗi:
"Item xxx Order yyy budget exceeded" – nghĩa là chứng từ PR đang vượt quá ngân sách (budget) được phân bổ cho Internal Order (IO).

Thông thường, bạn có thể kiểm tra bằng các Tcode như:

• S_ALR_87013019: Xem ngân sách và các khoản đã sử dụng của IO

• KOB2: Kiểm tra chi tiết các khoản chứng từ liên quan đến IO

Nhưng nếu bạn là IT và chỉ có quyền truy cập SE16N thì sao?
Đừng lo, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra lỗi PR bị vượt budget bằng bảng dữ liệu (SE16N) – vừa đơn giản, vừa hiệu quả.

---

📌 Tóm Tắt Các Bảng Cần Dùng

Bảng	Vai Trò
EBKN	Ghi nhận thông tin IO gắn với PR
EKKN	Ghi nhận IO gắn với PO
BPGE	Chứa thông tin ngân sách (budget) của IO

✅ Các Bước Kiểm Tra Lỗi "Budget Exceeded" Qua SE16N

Bước 1: Xác định Internal Order gắn với PR lỗi

• Vào SE16N > bảng EBKN

• Nhập số PR bị lỗi vào trường BANFN

• Xem trường AUFNR Order để biết IO nào đang gắn với PR

Hình 1: SE16N vào bảng EBKN tìm IO gắn với PR

Bước 2: Xem IO đó đang gắn với những PR nào khác

• Vẫn bảng EBKN, nhập AUFNR (IO) vừa lấy được

• Bạn sẽ thấy danh sách tất cả PR đang dùng chung IO này

Hình 2: SE16N EBKN tìm những PR gắn với IO

Bước 3: Xem IO đó đang gắn với những PO nào

• Vào SE16N > bảng EKKN

• Nhập IO vào trường AUFNR

• Bạn sẽ có danh sách PO sử dụng cùng IO

Bước 4: Tính tổng giá trị đã PO + PR gắn với IO

• Tổng hợp giá trị các PR và PO đang gắn với IO này

• Lưu ý: Loại trừ các PR đã tạo PO để tránh tính trùng

Bước 5: So sánh với ngân sách được cấp

• Vào SE16N > bảng BPGE

• Nhập OBJNR tương ứng với IO (thường có dạng "OR0000xxxxxx")

• Lọc WRTTP = 41 để lấy giá trị budget

Hình 3: SE16N BPGE tìm số ngân sách

• So sánh budget với tổng PR + PO

Bước 6: Gửi thông tin cho user xử lý

• Gửi lại danh sách PR, PO liên quan đến IO

• Gợi ý người dùng:

  • Hủy bớt PR hoặc PO không cần thiết

  • Xin thêm ngân sách cho IO

  • Hoặc tạo IO mới để tách riêng các chứng từ

---

🎯 Kết Luận

Việc check lỗi PR bị held do vượt budget không nhất thiết phải có quyền cao.
Chỉ với SE16N, bạn hoàn toàn có thể truy vết, phân tích và hỗ trợ user hiệu quả.

Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp bạn xử lý nhanh gọn khi gặp lỗi budget trong SAP, đặc biệt khi bạn là IT hoặc Support không có quyền truy cập các Tcode chuyên sâu.

Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ để mọi người cùng biết nhé!