Cách Sửa Lỗi Illegal Xml Character Khi Xuất File Excel Trong SAP

Khi bạn xuất báo cáo từ SAP ra file Excel mà gặp lỗi Illegal XML character, nguyên nhân thường là do dữ liệu có chứa ký tự đặc biệt không hợp lệ (ví dụ: ). Lỗi này làm file Excel không thể mở hoặc báo lỗi khi mở bằng Microsoft Excel.

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách sửa lỗi Illegal XML character theo SAP Note 2616421, giúp bạn xác định và xử lý triệt để ký tự lỗi gây ra vấn đề.

Hình 1: Lỗi khi Illegal xml character khi xuất Excel

📌Nguyên nhân gây lỗi Illegal XML Character

SAP khi xuất dữ liệu ra Excel (dạng XML) rất nhạy cảm với các ký tự không hợp lệ, ví dụ như:

Ký tự tab ngang (	)
Ký tự xuống dòng (
)
Ký tự điều khiển (, , …)

Những ký tự này có thể xuất hiện trong phần mô tả chứng từ, tên vật tư (Material), ghi chú hoặc bất kỳ phần nào của dữ liệu đầu ra.

2 Cách xử lý lỗi

Cách 1: Loại bỏ ký tự lỗi theo hướng dẫn của SAP Note 2616421
Cách 2: Xuất báo cáo sang định dạng HTML thay vì Excel

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn chi tiết Cách 1 – xử lý triệt để lỗi bằng cách xác định ký tự lỗi trong file Excel và loại bỏ chúng khỏi dữ liệu gốc.

Hướng dẫn sửa lỗi Illegal XML Character theo SAP Note 2616421

* Yêu cầu:

Cài đặt phần mềm Notepad++ (miễn phí): Tải tại đây

✅ Bước 1: Giữ nguyên file Excel sau khi tải về

Khi Excel hiển thị cảnh báo "Recover file?" => chọn Yes.
Màn hình lỗi hiện ra. Chụp lại để màn hình này để lấy thông Line và column của ký tự lỗi.
Lưu ý: Không save file. Bước này rất quan trọng để giữ nguyên dữ liệu XML phục vụ các bước sau.

✅ Bước 2: Xác định và xóa ký tự lỗi trong file Excel

Đổi đuôi file Excel bị lỗi từ .xlsx sang .zip
Mở file .zip vừa đổi tên
Truy cập thư mục xl, tìm file sharedStrings.xml
Hình 3: Tìm đến file sharedStrings.xml trong folder xl
Mở file sharedStrings.xml bằng Notepad++
Nhấn Ctrl + G và đi đến dòng mà hệ thống báo lỗi (Line 1, column xxx)
Tìm và xóa ký tự đặc biệt (thường hiển thị như ô trống, ký hiệu lạ)
Lưu lại file
Đổi lại đuôi từ .zip về .xlsx
Mở lại file Excel để kiểm tra đã khắc phục lỗi chưa

✅ Bước 3: Tìm chứng từ chứa dữ liệu lỗi trong SAP

Dựa trên nội dung dòng văn bản chứa ký tự đặc biệt, bạn xác định:
- Tên chứng từ
- Material hoặc Document liên quan
Mở chứng từ gốc trên SAP
Tìm và xóa ký tự đặc biệt trong phần mô tả hoặc ghi chú
Lưu lại chứng từ đã sửa

✅ Bước 4: Xuất báo cáo lại để kiểm tra

Quay lại SAP, vào Tcode cần xuất báo cáo
Thực hiện export lại ra file Excel
Kiểm tra file có còn báo lỗi không

🎯 Kết luận

Lỗi Illegal XML Character là lỗi khá phổ biến khi xuất báo cáo Excel trong SAP, nhưng hoàn toàn có thể xử lý triệt để nếu bạn xác định và xóa ký tự lỗi theo đúng hướng dẫn.

Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân và cách xử lý lỗi Illegal XML Character một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đừng quên chia sẻ cho đồng nghiệp nếu họ gặp lỗi tương tự nhé!