Cách Xử Lý Delivery Order (DO) Open Khi Shipment và PGI Đã Archived và Không Thu Được Tiền Trong SAP

Bạn đang “đau đầu” với DO open nhưng chứng từ PGI và Shipment lại đã archived và không thu được tiền?

Trong quá trình vận hành hệ thống SAP, chắc hẳn bạn đã từng gặp tình huống khá oái oăm: Delivery Order vẫn đang open, nhưng khi kiểm tra thì chứng từ PGI và Shipment lại đã bị archived. Điều này khiến việc xử lý billing, ghi nhận doanh thu – giá vốn hay đối chiếu kế toán trở nên khó khăn, thậm chí ảnh hưởng đến báo cáo cuối kỳ.

Mình đã từng gặp tình huống này – và sau khi phối hợp với các bộ phận liên quan (Logistics, Kế toán, IT), mình đã tổng hợp lại 5 bước xử lý thực tế, giúp giải quyết vấn đề gọn gàng mà không ảnh hưởng đến dữ liệu hệ thống.

Hình 1: DO vẫn open nhưng Shipment và PGI đã Archived.

5 Bước Xử Lý Delivery Order Open Khi PGI và Shipment Đã Archived và không thu được tiền

✅Bước 1: Tạo lại Billing bằng VF01

Nếu billing document trước đó đã bị huỷ, bạn cần tạo lại bằng Tcode VF01, dựa trên Delivery Order gốc.

Lưu ý kiểm tra Billing Type, ngày chứng từ, và các dữ liệu kế toán.

✅Bước 2: Ghi nhận Arrival Date trong VF02

Truy cập billing document vừa tạo → chỉnh sửa Arrival Date trong Tcode VF02 để đảm bảo thời gian giao hàng chính xác trên hệ thống và báo cáo.

✅Bước 3: Ghi nhận doanh thu và giá vốn

Xác nhận hàng đã giao bằng VLPOD
Sau đó vào VF02 → Release to Accounting để ghi nhận doanh thu và giá vốn.

*Lưu ý: Nếu hệ thống báo lỗi "Pricing error in item xxx" thì bạn tham khảo bài này hướng dẫn chi tiết cách sửa lỗi nhé.

✅Bước 4: Điều chỉnh khoản phải thu (AR) về 0

Liên hệ kế toán làm các form biểu cần thiết để điều chỉnh khoản phải thu về 0.

✅Bước 5: Điều chỉnh giá vốn (COGS) về 0

Cuối cùng, liên hệ kế toán làm các form biểu cần thiết để điều chỉnh giá vốn về 0. Việc này giúp dữ liệu kế toán cân đối và sạch sẽ.

🎯 Kết luận

Quản lý hệ thống SAP không thiếu những tình huống "dở khóc dở cười", và đây là một ví dụ điển hình.
Hy vọng quy trình trên sẽ giúp bạn có thêm định hướng xử lý các chứng từ DO open nhưng PGI và Shipment đã archived và không thu được tiền, đặc biệt trong giai đoạn cuối kỳ hoặc khi audit.

Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, đừng ngại chia sẻ hoặc lưu lại, và để lại bình luận nếu bạn có câu hỏi hay tình huống cụ thể khác – mình rất vui được trao đổi thêm!